Como você imagina o atendimento de serviços públicos para o cidadão no futuro? Questões básicas, como o encaminhamento de processos pela população? E a organização da administração pública para atender às demandas?
Existem inúmeras possibilidades, e nós já temos uma série de previsões a partir da solução Eternal, que desenvolvemos aqui no Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (CIASC). Confira na sequência!
CIASC Eternal: o antes e o depois na gestão pública
Em grande parte dos estados e municípios brasileiros, o contexto que a população vivencia, para encaminhar demandas, ainda é muito burocrático: filas imensas, lentidão nos processos e falta de comunicação sobre as resoluções. Por sua vez, os governos precisam lidar com a gestão de enormes acervos documentais, que ocupam muito espaço e geram altos custos para manutenção, além de estarem sujeitos a riscos e danos, como incêndios, umidade, mofo, traças, acidentes, extravios, entre outros.
Para resolver esses e outros problemas, desde 2021, o CIASC entrega a solução Eternal, um pacote de serviços que cobre desde a digitalização de arquivos documentais físicos até a guarda online e offline de dados digitais, com garantia de acesso permanente às informações. Além de facilitar o acesso e a gestão de grandes volumes de arquivos, possui uma tecnologia exclusiva e com total independência, desenhada para garantir a integridade das informações armazenadas por mais de mil anos.
O Eternal permite a conversão digital em alta qualidade de documentos físicos em papel, microfilme, fitas, mapas, sons ou imagens. O armazenamento e a gestão do acervo são operados em nuvem de governo, em Data Centers do CIASC, a partir de requisitos específicos que garantem confiabilidade, autenticidade, integridade, acessibilidade e preservação dos arquivos a longo prazo. Esses requisitos compõem um sistema de armazenamento conhecido como Repositório Arquivístico Digital Confiável, o RDC-Arq Eternal, que garante a segurança na preservação dos arquivos e é integrado ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística, o SIGAD, que permite realizar a gestão do acervo, fazer consultas e inserir novos documentos. Além disso, o Eternal disponibiliza um módulo de tramitação de processos digitais, que possibilita digitalizar, gerir, acessar e compartilhar todos os processos em uma única plataforma, por exemplo, circulares, memorandos, propostas legislativas, cartas de serviços, entre outros.
Todas essas características representam agilidade para a gestão dos documentos de arquivo, sustentabilidade e economia. O Eternal significa o fim dos gastos em papéis e impressoras, e do desperdício de tempo de servidores públicos e cidadãos no encaminhamento de processos.
Nas cidades que prevemos para um futuro próximo, a população vai encaminhar seus pedidos de forma digital, a partir de qualquer local, sem enfrentar filas intermináveis. O acesso aos documentos será fácil e sem burocracia para a sociedade civil e o governo. A transparência das informações também é um aspecto crucial com o Eternal, que permitirá que a tramitação dos processos digitais possa ser acompanhada de forma ágil e simples.
Qualidade verificada e reconhecida
A plataforma Eternal segue os padrões de qualidade e segurança para o trabalho de transformação digital (digitalização e mudança de suporte) e preservação de arquivos em formatos digitais definidos pela legislação Arquivística e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ. Atualmente, está em fase final de tramitação um processo para certificação ISO 16.363, considerada a norma mais importante para a área de preservação de acervos em formatos digitais.
A nuvem de governo do CIASC, reconhecida como uma das melhores infraestruturas públicas de Data Center do Brasil, abriga o RDC-Arq Eternal, por meio de uma solução inovadora que garante independência aos clientes do Eternal. Através de um conjunto de tecnologias desenvolvidas pelo CIASC, todos os dados preservados no RDC-Arq Eternal são arquivados na tecnologia de hardware piqlFILM®, que é um suporte digital registrado como um Produto Estratégico de Defesa (PED), capaz de proteger acervos contra qualquer tipo de ataque cibernético e de preservar dados por períodos superiores a 1.000* (Mil) anos.
Os pacotes de preservação são armazenados em piqlFILM® nos Data Centers do CIASC e uma cópia de segurança é também enviada para guarda pelo cliente, garantindo total independência de tecnologia e acesso para longo prazo.
* ISO 18901 – Imaging materials 21ºC and 50%RH
Parcerias que dão certo para entregar os melhores serviços ao cidadão
A transformação digital e o aumento exponencial de dados e arquivos exigem soluções que concentrem as informações, as armazenem de forma totalmente segura e que permitam consultas aos documentos de forma organizada e rápida. Por isso, o CIASC vem trabalhando para entregar produtos e serviços alinhados com as necessidades da sociedade e dos governos.
O Eternal é oferecido pelo CIASC em parceria com a empresa internacional Piql, a partir da pela Lei 13.303/2016, que regulamenta iniciativas como essa. De acordo com a referida Lei, para se estabelecer tais parcerias, é necessário que o resultado seja um produto totalmente novo. Exatamente o que a solução oferece em suas configurações: uma combinação inovadora e de excelência entre as instituições, com serviços que são únicos no Brasil.
Diversas instituições já contrataram a solução Eternal do CIASC e estão em processo de digitalização de seus arquivos. São exemplos o Arquivo Público do Estado de Santa Catarina, o Instituto de Previdência do Estado de Santa Catarina (IPREV), a Secretaria de Estado da Administração (SEA) e as prefeituras catarinenses de Orleans e Morro da Fumaça.
Vanio Rodrigues – Vice-presidente de Tecnologia do CIASC. Contato: rodrigues@ciasc.sc.gov.br
Tabita Strassburger – Jornalista. Doutora em Comunicação e Informação. Bolsista da Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Estado de Santa Catarina (FAPESC), no Programa de Pesquisa e Implantação de Sistema de Inovação do CIASC. Contato: tabita@ciasc.sc.gov.br